Privacy Policy

Ardis Advocaten is een advocatenkantoor dat dienstverlening aanbiedt in het arbeidsrecht en ondernemingsrecht. Wij hechten daarbij veel belang aan de privacy van onze cliënten.

In deze privacy policy informeren wij u over de persoonsgegevens die wij verwerken het kader van onze activiteiten in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (verder: ‘GDPR’).

Deze policy is van toepassing op alle cliënten (huidige, voormalige en toekomstige) van Ardis Advocaten.

  1. Wie verzamelt uw persoonlijke gegevens?

De verwerking van uw persoonsgegevens wordt uitgevoerd door de verwerkingsverantwoordelijke, Ardis Law BVBA. U kan contact opnemen met vragen of klachten in het kader van deze policy per post op het volgende adres:

Ardis Law BVBA

Schaliënstraat 34,

2000 Antwerpen

U kan ook via e-mail contact opnemen met contactpersoon Gert Van Boven, op het adres gert@ardisadvocaten.be.

  1. Welke categorieën van gegevens kunnen verzameld worden?

De volgende categorieën persoonsgegevens kunnen worden verzameld:

  1. Identificerende gegevens: naam, adres, geslacht, leeftijd, rijksregisternummer.
  2. Contactgegegevens: telefoonnummer, e-mailadres, gebruikersnaam Microsoft Teams of Skype.
  3. Boekhoudkundige gegevens: rekeningnummer, financiële informatie, btw- en ondernemingsnummer.
  4. Loopbaangegevens: loonfiches, arbeidsovereenkomsten,
  5. Gegevens i.v.m. sociale zekerheid: aangaande gezondheid, familiale toestand, burgerlijke staat.
  6. Juridische stukken: gegevens aangaande burgerrechtelijke, administratierechtelijke en strafrechtelijke procedures, waaronder veroordelingen en strafbare feiten, bewijsstukken, afbeeldingen, beeld- en geluidsopnames.
  7. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens: gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, het lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over gezondheid of iemands seksueel gedrag of gerichtheid kunnen blijken.

  1. Wettelijk beroepsgeheim

Onze advocaten zijn gebonden door een wettelijk beroepsgeheim. Alle vertrouwelijke gegevens die onze advocaten ontvangen en ontdekken in het kader van hun mandaat, vallen onder het beroepsgeheim. Vertrouwelijke informatie omvat, maar is niet beperkt tot:

  • Identificerende gegevens van de cliënt
  • Alle vormen van correspondentie tussen onze advocaten en de cliënt of tussen onze advocaten en andere advocaten
  • Alle bijlagen bij deze correspondentie zoals ontwerpen, advies, overeenkomsten en procedurele documenten.
  • Alle informatie over de cliënt of andere personen of partijen die onze advocaten ontvangen of ontdekken, op welke manier dan ook, in het kader van juridische bijstand voor de cliënt.
  • ….

De vertrouwelijke informatie waarop het beroepsgeheim betrekking heeft, mag alleen aan rechtbanken, arbiters en derde partijen worden vrijgegeven, voor zover dat:

  • Het vrijgeven van deze informatie relevant is;
  • De vrijgave van die informatie in het belang van de cliënt is;
  • De cliënt akkoord gaat met de vrijgave van die informatie;
  • De vrijgave niet wettelijk verboden is.

Onze advocaten zijn in alle omstandigheden gehouden tot kiesheid en handelen te allen tijde met de nodige discretie.

  1. Waarom verzamelen wij uw persoonlijke gegevens?

Wij verzamelen persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Beheer van uw dossier
  • Onze activiteiten als advocaat (waaronder advies, bijstand in procedures en samenwerking met andere advocaten)
  • Boekhouding en facturatie
  • Publicitaire doeleinden, zoals het verzenden van geregelde juridische updates op het gebied van arbeids en ondernemingsrecht, uitnodigingen voor evenementen en elk ander nieuws over ons kantoor in het algemeen, (wanneer u hiervoor uw expliciete toestemming verleende).
  • Geschillenbehandeling, bemiddeling
  • Personeelsadministratie, rekrutering en selectie
  • Kennisopbouw- en beheer
  • Statistieken
  • Behandeling van vragen, verzoeken en klachten
  • Veiligheid

Indien Ardis uw gegevens moet verwerken voor andere doeleinden dan degenen hierboven vermeldt, zullen wij u hierover de nodige informatie bezorgen, voorafgaand aan verdere verwerking van uw persoonsgegevens.

  1. Op welke basis worden uw persoonlijke gegevens verwerkt?

De verwerking van uw persoonlijke gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de tussen u en Ardis gesloten overeenkomst betreffende juridische diensten en bijstand.

Deze verwerking gebeurt op basis van de volgende rechtsgronden:

  1. Wanneer u toestemming heeft gegeven, of
  2. wanneer de verwerking van de gegevens noodzakelijk is voor onze dienstverlening, of
  3. wanneer de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of
  4. wanneer de verwerking noodzakelijk is voor een taak van algemeen belang,
  5. of om de vitale belangen van betrokkenen te beschermen.

De bijzondere categorie van persoonsgegevens zoals vermeld in artikel 2 g, zal enkel verwerkt worden mits uw uitdrukkelijke toestemming ofwel indien u de gegevens eerder zelf openbaar maakte, ofwel wanneer dit noodzakelijk is ter bescherming van uw vitale belangen ofwel noodzakelijk is voor redenen van zwaarwegend algemeen belang ofwel noodzakelijk is ter uitvoering van verplichtingen en uitoefening van specifieke rechten op het gebied van het arbeidsrecht en het socialezekerheids- en socialebeschermingsrecht ofwel de verwerking is noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

  1. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de hierboven omschreven doeleinden.

Als algemene regel geldt een bewaringsperiode van 5 jaar. Afhankelijk van specifieke situaties en de toepasselijke nationale wetgeving kunnen wij uw gegevens echter voor een langere periode bewaren. Dit zal in het bijzonder het geval zijn indien één van volgende zaken dit vereist, nl.: (i) noodzakelijk langere bewaring voor de afronding van de betrokken activiteit of dienst (ii) de wettelijke vereiste bewaarperiode is langer, (iii) de verjaringstermijn is nog niet verstreken.

Na het verstrijken van voormelde termijnen worden de persoonsgegevens verwijderd.

  1. Wie heeft toegang tot uw persoonlijke gegevens?

De medewerkers en advocaten van Ardis zullen toegang hebben tot uw persoonsgegevens.

Ardis persoonsgegevens kan uw gegevens verstrekken aan externe partijen indien dit noodzakelijk is voor één of meerdere van de doeleinden opgenomen in artikel 4.

Deze externe partijen zijn:

  • externe dienstverleners en experten, zoals bv. sociale secretariaten of boekhoudkantoren.
  • vertalers en tolken;
  • ondernemingen en particulieren
  • andere advocatenkantoren;
  • gerechtsdeurwaarders;
  • rechtshandhavingsinstanties, overheidsdiensten, gerechtellijke instanties;
  • externe professionele adviseurs (bijv. consultants voor het bedrijf).

De gegevens kunnen door ons verwerkt worden in een land buiten de Europese Economische Ruimte, wanneer dit noodzakelijk is in het kader het dossier waarin wij optreden.

  1. Hoe worden uw gegevens opgeslagen?

Uw persoonlijke gegevens worden op volgende wijze opgeslagen:

  • In de Cloud van Cicero Law pack
  • Op papier in een fysiek dossier
  • Microsoft One Drive
  • Adobe Cloud service

  1. Hoe beschermen wij uw persoonlijke gegevens?

Wij nemen alle aanvaardbare technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om toegang door onbevoegde personen, het verlies, de onrechtmatige verwerking, beschadiging, de vernietiging of misbruik van uw persoonsgegevens zowel online als offline te voorkomen. Ardis kan echter niet garanderen dat derden nooit toegang zullen verkrijgen tot uw persoonlijke gegevens wanneer deze de ingestelde beveiligingsmaatregelen weten te omzeilen.

In geen geval kan Ardis Law aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

  1. Inbreuk

Wij melden elke inbreuk in verband met persoonsgegevens, uiterlijk 72 uur na kennisname aan de toezichthoudende overheid vermeld in artikel 12.

Alle inbreuken, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen worden door ons gedocumenteerd.

Wanneer de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, wordt u onverwijld daarover geïnformeerd.

  1. Wat zijn uw rechten?

  1. Recht op inzage: uw gegevens raadplegen en/of kopie hiervan opvragen
  2. Recht op correctie: uw persoonlijke gegevens door ons laten verbeteren, indien u meent dat deze onjuist of onvolledig zijn;
  3. Recht om vergeten te worden: persoonlijke gegevens laten verwijderen
  4. Recht op inperking: de wijze waarop wij uw gegevens gebruiken beperken,
  5. Toestemming intrekken (wanneer de verwerking gebaseerd werd op uw toestemming)
  6. Recht op overdraagbaarheid: om uw gegevens over te dragen aan een andere partij (bij verwerking o.b.v. toestemming of uitvoering van een contract);
  7. Protesteren: protesteren tegen de verwerking van persoonlijke gegevens waarvoor wij vitale belangen als rechtsgrond gebruiken.

  1. Uw rechten uitoefenen

Het gebruik van deze rechten zal u kosteloos worden aangeboden.

U kan al deze rechten uitoefenen door ons te contacteren via de in artikel 1 vermelde contactgegevens. Gelieve hierbij een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart of paspoort of een ander identificatiemiddel toe te voegen om ons toe te staan u te identificeren.

Uw klacht wordt zo snel mogelijk behandeld.

Ook bij vragen of opmerkingen m.b.t. uw persoonsgegevens of ons privacybeleid, kan u ons contacteren.

Eventuele klachten over de verwerking van uw gegevens door Ardis Law kan u indienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit,

Drukpersstraat 35,

1000 Brussel,

www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

  1. Wijzigingen aan deze privacy policy

Ardis kan op elk moment deze Privacy Policy aanpassen. Elke aanpassing die we doen in de toekomst zal worden geplaatst op deze pagina, met vermelding van datum van aanpassing.

Cookie Policy

Webdesign by Code d'Or