19.03.2020
EBHT: eerste hulp bij telewerk.

freestocks_KD6u2e_NuZg_unsplash.jpg

Photo by freestocks on Unsplash


Op donderdag 13 maart 2020 nam onze regering de nodige, verregaande maatregelen tot indijking van het COVID-19 virus. Sinds woensdag 18 maart 2020 werden deze maatregelen nog verder verstrengd. Mogelijks volgen er de komende dagen en weken nog strengere maatregelen. Dit heeft een enorme impact op het bedrijfsleven en onze volledige economie. Aan ondernemingen wordt gevraagd zoveel als mogelijk hun werknemers van thuis uit te laten werken. Vele ondernemingen waren hier echter niet op voorbereid.

Wij krijgen veel vragen hoe het telewerk in goede banen te leiden. Een telewerk policy kan hierbij reeds vele moeilijkheden opvangen en problemen met uw werknemers voorkomen.
Concrete afspraken tussen de werkgever en de telewerkers zijn KEY!

Regelmatig en occasioneel telewerk

Telewerk doet zich voor wanneer een werknemer werkzaamheden die hij/zij ook op de bedrijfslocatie van de werkgever zou kunnen uitvoeren, buiten de bedrijfslocatie uitvoert, in de eigen woning of op een andere door de werknemer gekozen plaats, met gebruikmaking van informatietechnologie (PC, telefoon, internet, mail,…)
Er bestaan in principe twee mogelijke vormen van telewerk:

  • het regelmatige telewerk waarbij de werknemer op regelmatige basis en niet incidenteel telewerk uitvoert;
  • het occasioneel telewerk waarbij de werknemer incidenteel en niet op regelmatige basis telewerk uitvoert.

De meeste ondernemingen zullen in de huidige omstandigheden gebruik maken van de tweede mogelijkheid, aangezien er sprake is van overmacht, waardoor het voor een werknemer moeilijk of onmogelijk is om op het werk aanwezig te zijn. De formaliteiten betreffende occasioneel telewerk worden geregeld door de ‘Wet Werkbaar en wendbaar werk’, art. 22 tot 28.

Toch is het voor bedrijven die reeds gebruik maakten van regelmatig telewerk ook een mogelijkheid om deze vorm van telewerk, die geregeld wordt door cao nr. 85, verder uit te breiden binnen de onderneming. Dit kan door de uitbreiding van het addendum telewerk zoals dit werd toegevoegd aan de arbeidsovereenkomst van de betrokken werknemer.

Aangezien het gebruik van regelmatig telewerk vaak al geregeld is binnen de onderneming, focussen wij verder op de formaliteiten na te leven bij occasioneel telewerk.

Formaliteiten bij occasioneel telewerk

In tegenstelling tot regelmatig telewerk dient occasioneel telewerk niet verplicht opgenomen te worden in de arbeidsovereenkomst, maar dient u als onderneming wel te voorzien in een kader. Dit kader dient opgenomen te worden in een ondernemings-cao of in het arbeidsreglement of zelfs eventueel als bijlage van de arbeidsovereenkomst. Hierin moeten volgende elementen verplicht worden opgenomen:

  • de eventuele terbeschikkingstelling van apparatuur aan de werknemers;
  • de verplichte ogenblikken van bereikbaarheid van de werknemers;
  • de eventuele vergoeding van kosten en zo ja, welke kosten vergoed worden;
  • de opname van functies/activiteiten binnen de onderneming waarvoor telewerk mogelijk is, dus in principe welke werknemers occasioneel telewerk kunnen aanvragen;
  • de beschrijving van de procedure voor aanvraag van occasioneel telewerk en of de werkgever de bewijzen van de overmachtssituatie of de persoonlijke reden die de werknemer inroept kan opvragen;
  • de beschrijving van de procedure voor toekenning van occasioneel telewerk. Hoe de werkgever de aanvraag beoordeelt, beantwoordt en met welke elementen de werkgever daarbij rekening houdt.
Wat betreft de twee laatste verplichte vermeldingen moet er rekening mee worden gehouden dat er sprake is van een noodtoestand en er vaak geen algemene procedure voor aanvraag en toekenning kan worden gevolgd. Toch dient u dergelijke procedure wel te beschrijven.

Policy inzake telewerk

Om de puntjes helemaal op de i te zetten en meer controle te behouden t.a.v. uw werknemers die nu van thuis uit zullen werken, kan het noodzakelijk zijn duidelijke verplichtingen en afspraken vast te leggen in een policy. Afspraken betreffende de bereikbaarheid van de telewerkers, communicatie tussen collega’s en hun leidinggevende en de uiteindelijke terugkeer naar het kantoor kunnen beter nu reeds vastgelegd worden.

Anders dan het arbeidsreglement is een policy inzake telewerk flexibeler en makkelijker aanpasbaar aan mogelijke nieuwe ontwikkelingen betreffende de verdere verspreiding van het corona virus. (COVID-19).

Arbeidsongevallen tijdens het telewerk

Verder is er in principe een gelijkschakeling van werknemers gelijkgesteld in bedrijfslokalen van de onderneming en telewerkers waardoor het ongeval dat de telewerker overkomt, behoudens tegenbewijs als een arbeidsongeval wordt beschouwd.

Het is echter toch aangeraden hierover contact op te nemen met uw arbeidsongevallenverzekeraar. Ook voor arbeidsongevallen is het van belang dat u een kader bepaalt waarbinnen het occasioneel telewerk kan plaatsvinden.

Besluit

Belangrijk is dat telewerk plaatsvindt op vrijwillige basis zowel voor de betrokken werknemer als voor de betrokken werkgever. Het is dus in principe niet mogelijk een werknemer op te leggen van thuis uit te werken. Gezien de huidige omstandigheden en opgelegde maatregelen door onze regering, kan deze vrijwillige basis op een soepelere manier worden ingevuld.

Indien een werknemer van thuis uit werkt is het belangrijk de wettelijke verplichtingen omtrent structureel en occasioneel telewerk te volgen. Ook het vastleggen van de nodige afspraken is van zeer groot belang om een zo goed mogelijke werking van de onderneming te blijven garanderen.

Ardis advocaten staat u hier graag in bij. Wij kunnen helpen bij het opstellen van de nodige documenten conform uw wettelijke verplichtingen en stellen een algemene telewerk policy ter beschikking. Indien u wenst kan deze, na onderling overleg, naar de specifieke noden van uw onderneming aangepast worden.

Indien u verdere vragen heeft, aarzel niet om ons te contacteren. Wij blijven beschikbaar voor het geven van telefonisch en online advies.
Webdesign by Code d'Or